Druki zaproszeń nawalne zebranie dostarczone przez Krajową radę zawierają pod proponowanym obrządkiem obrad specjalną rubrykę, w którą należy wpisać daty, miejsce i godziny udostępnienia tych materiałów. Czas, w jakim będą udostępnione materiały powinien być dostosowany do ilości członków PZT w ogrodzie, okres udostępnienia materiałów musi być co najmniej tydzień przed terminem walnego zebrania. 

 

udostępnienie materiałów sprawozdawczych to obowiązek zarządu, ale dla usprawnienia przebiegu wolnego można również udostępnić proponowane uchwały, przede wszystkim dotyczące opad ogrodowych oraz zamierzeń inwestycyjnych czy remontowych. Działkowcy nie będą wówczas zaskakiwali propozycjami podczas walnego zebrania. Zarządy, które od lat przyjęły takie metody informowania działkowców stwierdzają, że usprawniły to przebieg walnego zebrania, a podejmowane na nim decyzje są przemyślane i odpowiadają działkowcom